Junta de Portaveus i Comissió informativa

A continuació es defineix totes les accions que implica la celebració d’una Junta de Portaveus i Comissió informativa:

Crear expedient de Junta de Portaveus en el Gestiona. (Tramitació Administrativa > Òrgans > Junta de Portaveus > Nova convocatòria)
Crear expedient de Comissió informativa en el Gestiona. (Tramitació Administrativa > Òrgans > Comissió informativa > Nova convocatòria)
Crear expedient de Ple de Junta de Veïns en el Gestiona. (Tramitació Administrativa > Òrgans > Ple de la Junta de Veïns > Nova convocatòria)
En els expedients de la Junta de Veïns i Junta de Portaveus assignar el permís d’accés al grup “Grup usuaris del ple”.
Enviar email des del compte de ple@valldoreix.cat a tecnics@valldoreix.cat informant que ja poden enviar les seves propostes i que tenen temps fins el dilluns de la setmana anterior a la Junta de Portaveus.
Adjuntar en mateix correu l’enllaç al manual de com fer-ho.
Enviar email des del compte de ple@valldoreix.cat a grup_consistori@valldoreix.cat informant que ja poden enviar les seves propostes i mocions.
Adjuntar en mateix correu l’enllaç al manual de com fer-ho.
Informar de les dades de la sessió (data, hora, etc)
Afegir a la part resolutiva les propostes que venen d’expedients des de la safata d’entrada de l’òrgan.
Afegir a la part resolutiva les mocions que puguin venir des del registre de l’òrgan o des del registre d’entrada general.
Afegir els assumptes lliures al bloc que corresponguin, adjuntant la documentació des de “Més opcions > Penjar document”.
Convocatòria de la Junta de Portaveus i comissió informativa a través de Gestiona el dilluns de la mateixa setmana de la celebració de la Junta. La convocatòria es genera des de la Guia de tramitació de la pròpia sessió.
Comunicació de la Convocatòria de la Junta de Portaveus i Comissió informativa a través de Gestiona el dilluns de la mateixa setmana de la celebració de la Junta. La comunicació es genera des de la Guia de Tramitació de la pròpia sessió.
Enviar mail des del compte ple@valldoreix.cat a grup_consistori@valldoreix.cat informant de la convocatòria de la Junta de Portaveus i comissió informativa adjuntant el document amb les propostes d’acord i el document decret de convocatòria. El document de propostes d’acord s’ha de generar manualment afegint totes les propostes d’acord que aniran a la Junta.
Afegir en el calendari de ple@valldoreix.cat l’esdeveniment de la Junta i de la Comissió, reservant la sala i convidant al grup_consistori@valldoreix.cat.
Adjuntarem també la convocatòria signada i les propostes d’acord.
Just abans de la celebració de la Junta i de la Comissió, crear i imprimir un document d’assistència per a que la secretària pugui anotar qui ha assistit. Imprimir també una còpia del document “Acords”.
Un cop celebrada la Junta, a través de Gestiona, informarem de les dades de la sessió (hora inici, hora final), confirmarem l’assistència i generarem els certificats d’assistència des de la “guia de Tramitació”. Aquesta tasca la farem en la sessió de la Junta i en la Comissió informativa.
Registrarem els acords des de l’opció “Registrar acord”. En els cassos de propostes d’acord lliures, enganxarem el text sencer de la proposta.
Creació i edició de l’esborrany de l’Acta. Afegir la frase “Per assentiment es dictamina favorablement per a la seva elevació al Ple.” al final de cada punt.
Posar a signar l’acta VIGILANT que en el llibre d’actes de la Junta de Portaveus estem al dia i el número que li posi sigui el que li correspon.
Desbloquejar expedient per a que puguin anar a l’òrgan del Ple. Marcar opció “Desbloquejar expedient i generar acord”