by A continuació es defineix totes les accions que implica la celebració d’un ple punt per punt:
- Crear sessió en Video Actes. Veure manual.
- Anirem a la safata d’entrada de l’òrgan i acceptarem els expedients que estiguin pendents.
- Incorporar els punts de l’ordre del dia des d’expedients, des de registres i des d’assumptes lliures. En el cas dels assumptes lliures, haurem de copiar la docuentació dels mateixos punts de la Junta de Portaveus.
- Convocar a través de la Guia de Tramitació el dilluns de la mateixa setmana de la celebració del ple.
- Comunicació de la Convocatòria de la Junta de Veïns a través de la Guia de Tramitació el dilluns de la mateixa setmana de la celebració del Ple.
- Enviar mail des del compte ple@valldoreix.cat a grup_consistori@valldoreix.cat informant de la convocatòria de la Junta de Veïns i adjuntant el document amb les propostes i el document de convocatòria. El document dels acords el podem recuperar del generat a la Junta de Portaveus.
- Afegir en el calendari de ple@valldoreix.cat l’esdeveniment del Ple, reservant la sala de plens i convidant al grup_consistori@valldoreix.cat i a comunicació@valldoreix.cat, protocol@valldoreix.cat i al correu de la secretària.
Adjuntarem també la convocatòria signada i les propostes. - Penjar el document de convocatòria, propostes a Video Actes i enviar als membres i difusió a les Associacions
- Penjar l’ordre del dia a Video Actes. Prèviament haurem de crear un document Word amb l’ordre del dia tenint en compte que cada punt ha d’acabar en .- i començar en 3.-
- Un cop celebrat el Ple, confirmem assistència i informem del dia i hora de la cel·lebració
- Generem el certificat d’assistència.
- Registrar els acords de cada proposta del Ple. Els punts “d’assumpte lliure” haurem de posar manualment dins de l’extracte tota la proposta d’acord.
- Generar l’esborrany de l’acta, revisarla de contingut i forma i posar-la a signar.
- L’acta aprovada del mes anterior, s’ha d’enviar a EACAT i a l’Estat
(tasca fer per l’administrativa de Secretaria) - Penjar vídeo de la sessió a Video Actes i indexar l’ordre del dia amb les intervencions
(tasca fer per l’administrativa de Secretaria) - Esborrany de l’Acta
(tasca fer per la Secretaria/Secretari)